Plugin „Helferplanung“

Jeder Platz besetzt, ohne Rundmail

Wer hilft am Samstag an der Theke? Statt Listen in Messenger-Gruppen und Zetteln an der Pinnwand steht bei jeder Veranstaltung, welche Plätze besetzt und welche noch frei sind. Mitglieder tragen sich selbst ein, die Verantwortlichen sehen auf einen Blick, wo es noch fehlt.

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Rollen und Plätze je Veranstaltung

Jede Veranstaltung hat Rollen wie Theke, Einlass oder Kasse, und jede Rolle hat eine Anzahl Plätze. Eine Rolle gilt für die ganze Veranstaltung oder als Schicht mit Beginn und Ende. Eintragen kannst du Mitglieder mit Konto, Gäste mit Gastzugang und alle anderen einfach mit Namen.

Telefon und Mail kommen automatisch aus dem Profil
Hinweis, wenn jemand zur selben Zeit doppelt eingeteilt ist
Eigene Rollen nur für eine Veranstaltung, etwa „Garderobe“
Schichten je Tag bei mehrtägigen Veranstaltungen

Helfer-Abschnitt einer Veranstaltung mit dem Knopf „Verfügbarkeit abfragen“ und den Rollen Theke, Einlass und Kasse, darin eingetragene Personen mit Profilbild, Telefon, Mail und Bemerkung sowie der Hinweis „Doppelt eingeteilt“

Selbst eintragen mit einem Tipp

Wer helfen will, klickt bei einem freien Platz auf „Ich“. Am Handy geht es noch schneller: Unter „Meine Einsätze“ stehen die eigenen Einsätze und alle offenen Plätze, eintragen und austragen geht dort ohne Speichern. Vor dem Einsatz erinnert GigAdmin per Mail oder Telegram.

Offene Plätze aller kommenden Veranstaltungen auf einer Seite
Frist fürs Austragen, danach Absage mit Grund an die Verantwortlichen
„Ich bin da“ melden, wenn man am Abend angekommen ist
Funktioniert auch im Keller ohne Netz

Seite „Meine Einsätze“ am Handy mit den Zahlen für eigene Einsätze, offene Plätze und den nächsten Einsatz, darunter die Veranstaltung „Sommerabend im Hof“ mit den Knöpfen „Ich bin da“ und „Austragen“

Die Helferübersicht

Alle kommenden Veranstaltungen auf einer Seite, nach Monaten sortiert. Zu jeder Veranstaltung siehst du die Rollen mit den eingeteilten Personen und den freien Plätzen. Ein Klick auf eine Rolle springt direkt an die richtige Stelle im Event-Editor.

Zahlen oben: Plätze besetzt, noch offen, eigene Einsätze
Filter „Mit offenen Plätzen“ und „Wo ich helfe“
Suche nach Veranstaltung, Person oder Rolle

Helferübersicht mit Kacheln für Veranstaltungen, besetzte Plätze, offene Plätze und eigene Einsätze, darunter Filter und die Veranstaltung „Nordlicht Quartett“ mit den Rollen Theke, Einlass, Kasse und Aufbau

Standardrollen und Schichtplan zum Aushängen

Unter Helferrollen legst du fest, mit welchen Rollen und wie vielen Plätzen jede neue Veranstaltung startet. Je Rolle kannst du beschreiben, was dort zu tun ist. Für den Abend druckst du den Schichtplan als PDF mit Namen, Zeiten und Kästchen zum Abhaken.

Reihenfolge der Rollen per Ziehen ändern
Beschreibung je Rolle: was tun, wann da sein, was mitbringen
Telefonnummern auf dem Aushang nur, wenn die Person es erlaubt
Freie Plätze als leere Zeilen zum spontanen Eintragen

Liste der Standardrollen Theke, Einlass, Kasse, Aufbau und Abbau mit Feldern für Name und Plätze, der Zahl der Events je Rolle und dem Knopf „kein Standard“

So schaltest du es ein.

Jedes Plugin lässt sich in GigAdmin einzeln an- und abschalten. Ist es aus, ist von ihm nichts zu sehen.

Unter Einstellungen > Plugins das Plugin „Helfer & Helferrollen“ einschalten.
Unter Einstellungen > Helferrollen die Standardrollen mit ihren Plätzen anlegen.
In den Gruppen die Rechte vergeben, etwa „Sich selbst auf freie Positionen eintragen“ und das Seitenrecht „Helferübersicht“.

Fragen zu Helferplanung.

Brauchen alle Helfer:innen ein Konto?

Nein. Wer kein Konto hat, wird einfach mit Namen eingetragen. Erinnerungen und den Eintrag im Kalender-Abo bekommen aber nur Mitglieder mit Konto und Gäste mit Gastzugang.

Können sich Leute kurz vorher einfach wieder austragen?

Nur, wenn du das willst. Du stellst ein, bis wie viele Tage vor der Veranstaltung das Austragen geht. Danach ist der Eintrag verbindlich, und wer nicht kann, schickt den Verantwortlichen eine Absage mit Grund.

Gibt es einen Plan zum Aushängen?

Ja. Über „Aktionen“ und „Schichtplan drucken“ entsteht ein PDF mit allen Rollen, Namen und Zeiten. Telefonnummern stehen nur drauf, wenn die Person das in ihrem Profil erlaubt hat.

Kostet die Helferplanung etwas?

Nein, sie gehört zum kostenlosen Grundstock. Schichttausch und automatische Ersatzsuche kommen mit GigAdmin Plus dazu.

Passt gut dazu.

Alle Plugins stehen in der Übersicht.

Verfügbarkeit abfragenEin Klick, und alle Berechtigten erfahren, wo noch Helfer:innen fehlen.Mehr erfahren Schichttausch PlusSchicht anbieten, jemand anderes übernimmt sie mit einem Klick.Mehr erfahren Einsätze & EhrenamtsnachweisWer hat wie oft geholfen, mit Stunden, CSV und Nachweis als PDF.Mehr erfahren Gastzugang PlusBands, Technik und Aushilfen sehen per Link nur ihre eigenen Termine.Mehr erfahren

Am besten selbst ausprobieren.

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