Plugin „Event-Genehmigung“

Erst genehmigt, dann veröffentlicht

Bei dir soll der Vorstand draufschauen, bevor ein Konzert auf der Webseite steht? Mit der Event-Genehmigung läuft jede Veranstaltung durch deine Stufen, zum Beispiel erst „Programm“, dann „Vorstand“. Veröffentlicht werden kann erst, wenn alle Stufen zugestimmt haben.

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Genehmigung mit einem Haken anfragen

Im Event-Editor setzt du unter Optionen den Haken „Genehmigung einholen“ und speicherst. Die erste Stufe bekommt eine Nachricht mit Link. Fehlt noch etwas, zeigt GigAdmin genau, welche Angaben vorher ausgefüllt sein müssen.

Welche Felder vor dem Antrag nötig sind, legst du je Event-Typ fest
Ab der Anfrage sind wichtige Felder wie Datum und Ort gesperrt
„Auf Webseite veröffentlicht“ geht erst nach der Genehmigung
Stand im Editor: angefragt, genehmigt oder abgelehnt

Abschnitt „Optionen“ im Event-Editor: Haken „Genehmigung einholen“ mit dem Stand „noch nicht angefragt“, darunter der graue Haken „Auf Webseite veröffentlicht“ mit Schloss und dem Hinweis „benötigt Genehmigung“.

Stufen und Genehmiger festlegen

Du legst eine oder mehrere Ebenen an, die nacheinander drankommen. Je Ebene trägst du Gruppen oder einzelne Personen ein. Auf einer Ebene genügt eine Zustimmung, dann geht es zur nächsten.

Gruppen eintragen: wer neu in die Gruppe kommt, entscheidet sofort mit
Einzelne Personen für Ausnahmen, etwa jemand von der Stadt
Die Seite zeigt, an wie viele Personen die Anfrage geht
Ebenen per Griff sortieren oder vorübergehend ausschalten

Karte der Ebene „Vorstand“ mit Schalter „aktiv“, darunter die Spalten „Gruppen“ (keine Gruppe) und „Einzelne Personen“ mit Alex Berger und Mara Lindner sowie der Hinweis „Anfrage geht an 2 Personen“.

Entscheiden am Rechner oder per Telegram

Genehmiger:innen öffnen den Link aus der Nachricht, sehen die Eckdaten und klicken auf Genehmigen oder Ablehnen. Eine Ablehnung braucht eine Begründung. Wer Telegram verbunden hat, entscheidet auch direkt im Chat.

Kommentar beim Genehmigen ist freiwillig
Ablehnen nur mit Begründung (mindestens 50 Zeichen)
Die Verantwortlichen bekommen die Entscheidung per Mail
Nach einer Ablehnung überarbeiten und erneut anfragen

Fenster „Genehmigung“ mit dem Stand „Genehmigt“ und „2 von 2 Stufen“: Stufe Vorstand genehmigt von Mara Lindner mit dem Kommentar „Passt gut ins Programm.“, Stufe Kasse genehmigt von Sophie Krüger mit „Gage im Rahmen.“

Nichts bleibt liegen

Offene Anfragen stehen auf der Startseite in der Kachel „Genehmigungen“. Hängt eine Stufe, können Verantwortliche die Genehmiger:innen erinnern, höchstens einmal am Tag.

Kachel „Genehmigungen“ auf der Startseite
Erinnern per Knopf „Jetzt erinnern“
Spalte „Status“ in der Übersicht zeigt den Stand
Alte Entscheidungen bleiben im Protokoll

Schaubild „So läuft eine Genehmigung“: Antrag im Editor, dann Stufe Vorstand mit 2 Personen, dann Stufe Kasse mit 1 Person, am Ende „Genehmigt, Verantwortliche bekommen Bescheid“, darunter kurze Erklärungen zu Ebenen, Gruppen und Erinnerungen.

So schaltest du es ein.

Jedes Plugin lässt sich in GigAdmin einzeln an- und abschalten. Ist es aus, ist von ihm nichts zu sehen.

Unter Einstellungen → System → Plugins zuerst „E-Mail (SMTP)“ oder „Telegram“ einschalten, dann „Event-Genehmigung“.
Unter Einstellungen → Veranstaltungen → Event-Genehmigung die Ebenen anlegen und Gruppen oder Personen eintragen.
Unter Pflichtfelder im Reiter „Genehmigung“ festlegen, was vor dem Antrag ausgefüllt sein muss.

Fragen zu Event-Genehmigung.

Muss jede Person einer Ebene zustimmen?

Nein. Auf jeder Ebene genügt eine Zustimmung, dann geht die Anfrage an die nächste Ebene.

Was passiert nach einer Ablehnung?

Die Verantwortlichen bekommen die Begründung per Mail. Danach ist die Veranstaltung wieder frei zum Bearbeiten, und mit „Genehmigung erneut einholen“ startet ein neuer Ablauf.

Was gilt, wenn wir das Plugin nicht einschalten?

Dann gilt jede Veranstaltung automatisch als genehmigt, und Veröffentlichen geht sofort.

Passt gut dazu.

Alle Plugins stehen in der Übersicht.

Event MailAlle Interessierten erfahren von neuen Veranstaltungen und wichtigen Änderungen.Mehr erfahren TelegramBenachrichtigungen per Telegram, mit Knöpfen zum Eintragen und Abhaken im Chat.Mehr erfahren Kommentare an der VeranstaltungAbsprachen direkt an der Veranstaltung, mit @-Erwähnung und Antworten.Mehr erfahren

Am besten selbst ausprobieren.

Demo testen So installierst du es